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La dématérialisation totale de ses publications

Depuis plus de 30 ans, le Service des publications de l’Office Européen des Brevets (OEB) optimise en permanence la qualité et la diffusion de ses publications brevets. Une étape majeure a été franchie récemment avec Jouve : la dématérialisation totale de ses publications. Ainsi, l’OEB n’imprime plus aucun brevet mais les publie électroniquement. Ce processus permet une réduction des coûts et l’amélioration de la qualité d’accessibilité à l’information tout en respectant les contraintes de validité légale de la publication : mise à disposition à jour et heure fixe de l’information. Elle devait, bien sûr, garantir à une clientèle mondiale la sécurité nécessaire à la fiabilité d’un service d’hébergement à très haute disponibilité.

Un prestataire de référence en propriété industrielle

Impliqué depuis de longues années dans la capture, la mise en forme et la diffusion de l’information sur les brevets, Jouve maîtrisait parfaitement les formats de données et les technologies nécessaires. Ainsi, Jouve est en mesure de diffuser les données brevets de l’OEB sur cédérom (produits Espace) et sur Internet (Application « Serveur de Publication » et « Mimosa On Line ») à partir d’une même source d’informations. En effet, son centre d’hébergement répond à des contraintes fortes de disponibilité, de sécurité et d’exhaustivité exigées par des données légales stratégiques pour la veille technologique des sociétés.

Une dématérialisation réussie pour mieux servir les entreprises

Mobilisant toutes ses expertises, Jouve a ainsi assuré :

  • la conception et le développement de l’application « Serveur de Publication »
  • la mise en place de l’infrastructure matérielle et logicielle avec de nombreux serveurs dédiés hébergés sur notre centre d’infogérance situé à Mayenne
  • la mise en place d’un accès sécurisé utilisant le protocole Https
  • la transformation des flux d’information entre les données en entrée et en sortie
  • la maintenance corrective et adaptative de l’application
  • le suivi du service d’hébergement avec un service opérationnel 24 heures sur 24 basé sur une redondance de tous les composants du système

Désormais, chaque mercredi à 14 heures précises, l’OEB diffuse via Internet les demandes de brevet et les brevets européens délivrés avec la même validité légale que sur papier. Accessibles gratuitement pour tous les acteurs de la propriété industrielle, plus de 1 200 brevets sont ainsi mis en ligne chaque semaine et environ 3,2 millions de brevets sont aujourd’hui consultables en ligne et téléchargeable en XML, SGML, ou PDF.

Office monégasque de la Propriété Intellectuelle : 6 questions à Christophe Browarnyj

Christophe Browarnyj
Product Owner du projet INPACT 1 , nous livre son retour d’expérience sur le projet – Refonte système de gestion – mené en appliquant les méthodes agiles (Scrum) avec le Groupe Jouve.

Pouvez-vous nous présenter les grandes lignes de votre proje

La division de la propriété intellectuelle de Monaco souhaitait simplifier les démarches administratives et apporter un service plus performant aux professionnels et à ses administrés. Dans ce contexte, nous avons choisi de refondre avec Jouve notre système de gestion des titres de propriété industrielle (marques, brevets, dessins et modèles).

Pourquoi avoir choisi de mener ce projet en mode agile ?

Initialement, le projet devait être mené suivant un cycle en V, de manière traditionnelle. Jouve m’a proposé cette approche agile. Je me suis toutd’abord renseigné sur cette méthode et j’ai appréhendé les risques éventuels. L’un des principaux avantages de cette méthode m’a convaincu… La possibilité de pouvoir effectuer des réorientations pendant le projet !

En quoi votre rôle est-il différent de celui d’un chef de projet MOA classique ?

On passe d’une culture de gestion de projet à une culture de gestion de produit. Contrairement à un projet traditionnel, la méthode agile exige également une présence tout au long du projet. Cette implication constante rythmée par des événements réguliers se révèle positive. Il faut être sur place pour les séances de planification, assister aux démonstrations et répondre aux questions.

Concrètement, la méthode « Scrum » est-elle facile à appréhender ?

S’il faut prévoir un temps d’appropriation, la démarche reste simple et abordable. La « littérature » est complète, accessible et orientée « cas pratiques »- il y a même maintenant « Agile for dummies » qui permet d’en comprendre les fondamentaux. Certaines priorités sont parfois évidentes, par exemple lorsqu’il faut lever un risque sur un pan technique ou fonctionnel. Il faut se concentrer sur la colonne vertébrale des fonctionnalités et la construire. Personnellement, je me demandais constamment « Quels sont les besoins des utilisateurs ? », « Quelles sont les priorités fonctionnelles pour le produit ? » et « De quoi pourrions-nous nous passer le cas échéant ? ».

Les méthodes agiles mettent en avant la transparence, l’avez-vous ressenti ?

Oui, la transparence est primordiale pour la réussite d’un projet. C’est la clef de la confiance entre l’équipe de développement et moi-même. J’ai une vue précise de l’avancement de l’équipe grâce au burndown chart 2 et je sais si l’équipe est en avance ou en retard. La transparence est également renforcée avec les démonstrations réalisées à la fin de chaque sprint, avec lesquelles nous avons un produit partiel mais exploitable qui supprime « l’effet tunnel » des méthodes en cascades.

Après 3 ans d’expérience, quel est votre ressenti ? Qu’est-ce que l’approche agile a changé pour vous ?

Le plus important selon moi, c’est la sérénité que procure cette méthode. Avec ce mode de collaboration, il n’y a pas de surprise. En général, les écarts fonctionnels et les débordements de budget sont les principales appréhensions du manager. Avec l’approche que nous avons choisie, il est difficile de subir des écarts fonctionnels importants. Si l’on observe une différence avec le besoin utilisateur, on révise la fonctionnalité lors d’une prochaine itération et c’est terminé. « La balance des changements » permet cette flexibilité et est également l’outil indispensable de suivi (et de communication) de l’évolution du budget. Le résultat aurait été très différent si ce projet avait été mené de façon traditionnelle. Nous n’aurions pas eu le même produit final. Il y a eu d’importants changements de cap, fruits de l’approche itérative, basée sur les réels besoins des utilisateurs. On voit le système grandir, on le maîtrise avant qu’il ne soit livré.
En quoi votre rôle est-il différent de celui d’un chef de projet MOA classique ?

On passe d’une culture de gestion de projet à une culture de gestion de produit. Contrairement à un projet traditionnel, la méthode agile exige également une présence tout au long du projet. Cette implication constante rythmée par des événements réguliers se révèle positive. Il faut être sur place pour les séances de planification, assister aux démonstrations et répondre aux questions.

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